ඔබ දැනගත යුතුම Email Etiquette
May 06, 2022 | Niroshika Supun Kumari
ඔබ දැනගත යුතුම Email Etiquette
විද්‍යුත් තැපෑල භාවිතයේ දී ඕනෑම වෘත්තිකයෙකු එයට ආවේණික ආචාර විධි රීති අනුගමනය කල යුතුය.ඒවා සාමාන්‍යයෙන් reply button වලට සම්බන්ධ කර තිබුණ ද, බොහෝදෙනා තවමත් විද්‍යුත් තැපෑල (e-mail) නිසි ලෙස භාවිතා නොකරයි.
ඇත්ත වශයෙන්ම, අපි සෑම දිනකම පණිවිඩ විශාල ප්‍රමාණයක් කියවන හා ලියන නිසා අප වෘත්තීමය වශයෙන් අපහසුතාවට පත්වන වැරදි බොහොමයක් අප අතින් සිදුවිය හැක. එලෙසම එලෙස සිදුවන වැරදි බරපතළ වෘත්තීමය ප්‍රතිවිපාක ඇති කලහැක.
Barbara Patcher නම් කර්තෘවරියගේ "The Essential of Business Etiquette" නම් කෘතියෙහි සඳහන් අපට වර්තමානයේ දී මූලිකව වැදගත් වන විද්‍යුත් තැපැල් ආචාර ධර්ම (e-mail etiquette) කිහිපයක් ඔබට ගෙනහැර දක්වන්නෙමු.
1)පැහැදිලි,සෘජුව අදහස කියවෙන මාතෘකා පාඨයක් (subject line) එකක් ඇතුල් කිරීම.
ඊමේල් පණිවිඩයක් දුටුවිට එය විවෘත කර බලනවා ද නැද්ද යන්න තීරණය කිරීමට මෙම මාතෘකා පාඨය වැදගත් වේ.
එවැනි හොඳ මාතෘකා කිහිපයකට උදාහරණ පහත දැක්වේ.
"Meeting date changed",
"Quick question about your presentation",
"Suggestions for the proposal".
2)වෘත්තීමය ඊමේල් ලිපිනයක් භාවිතා කල යුතුය.
ඔබ යම් ආයතනයක සේවය කරන්නෙකු නම් අනිවාර්යයෙන් ආයතනයේ ඊමේල් ලිපිනය භාවිතා කල යුතුය.නමුත් ඔබ පෞද්ගලික ඊමේල් ගිණුමක් භාවිතා කරන්නේ නම්, ඔබ ස්වයං රැකියාවක නිරත වන්නෙක් හෝ ඉඳහිට රැකියාවට සම්බන්ධ ලිපි හුවමාරු සඳහා ඊමේල් භාවිතා කරන්නේ නම් එම ලිපිනය තෝරාගැනීමේ දී ඔබ ප්‍රවේශම් විය යුතුය.
විද්‍යුත් තෑපෑල එවන්නේ කවුරු ද යන්න ලබන්නාට දැන ගැනීමට හැකිවන පරිදි ඔබේ නම සඳහන් කරන ඊමේල් ලිපිනයක් ඔබට සැමවිටම තිබිය යුතුය.රැකියා ස්ථානයේ භාවිතයට සුදුසු නොවන ඊමේල් ලිපින කිසිවිටෙක භාවිතා නොකරන්න.
3)"Reply all" යෙදුම දීමට පෙර දෙවරක් සිතන්න.
ඔවුන් සමග කිසිදු සම්බන්ධයක් නැති පුද්ගලයින් 20 දෙනෙකුගේ ඊමේල් කියවීමට කිසිවෙකුට අවශ්‍ය නැත.බොහෝ පුද්ගලයින්ට ඔවුන්ගේ ස්මාර්ට් ජංගම දුරකතන නව පණිවිඩ පිලිබඳ දැනුම්දීම් (notification) ලැබීම හෝ ඔවුන්ගේ පරිගණක තිරවල pop-up වන පණිවිඩ නොසලකා හැරීම දුශ්කර විය හැක. ලැයිස්තුවේ සිටින සෑම කෙනෙකුටම ඊමේල් පණිවිඩය ලැබිය යුතු යැයි ඔබ සැබැවින්ම සිතන්නේ නම් මිස "Reply All" යෙදුම ලබා දීමෙන් වැලකිය යුතුයි.
4) "Signature block" එකක් යොදන්න.
ඔබේ ඊමේල් පණිවිඩය කියවන්නාට ඔබගේ විස්තර කිහිපයක් ලබාදීම සිදු කිරීම වැදගත් වේ. සාමාන්‍යයෙන්,මෙයට ඔබගේ නම, තනතුර, සමාගමේ නම හා දුරකතන අංකයක් ඇතුළු ඔබව සම්බන්ධ කර ගැනීමට පහසු වන තොරතුරු කිහිපයක් ඇතුලත් කල යුතුය. ඔබට ඔබ වෙනුවෙන් කුඩා ප්‍රචාරණයක් ලබා දීමට මෙම "signature block" එක භාවිතා කල හැකි වුවත් කිසිවිටෙක කිසිදු කියමන් හෝ කලාත්මක දේවල් භාවිතා නොකල යුතුය.
එලෙසම එකම font,අක්ෂර වල විශාලත්වය(type size) සහ වර්ණ ඊමේල් පණිවිඩයේ ඉතිරි කොටස් ලෙසම භාවිතා කිරීම සිදු කල යුතුය.
5)වෘත්තීමය වශයෙන් වැදගත් වන ආමන්ත්‍රණ භාවිතා කල යුතුය.
ඊමේල් පණිවිඩ ලිවීමේ දී කිසිවිටෙක "Hey you guys", "Yo" හෝ "Hi folks" වැනි සැහැල්ලු,වාචිකව භාවිතා කරන වචන භාවිතා නොකල යුතුය.
අපගේ ලේඛනවල ලිහිල් ස්වාභාවය ඊමේල් පණිවිඩ වල ආචාර කිරීමට බල නොපායි. නමුත් "Hey" යන වචනය භාවිතය ඉතාමත් අවිධිමත් බැවින් සේවා ස්ථානයේ දී ඊමේල් පණිවිඩවල එය භාවිතා නොකිරීමට වගබලා ගත යුතුය. ඒ වගේම "Yo" යන යෙදුම ද නොගැලපේ. ඒ වෙනුවට "Hi" හෝ "Hello" පද භාවිතා කල හැක.
එලෙසම කිසිවෙකුගේ නම කෙටි කිරීමෙන් වැලකිය යුතුය.
6)විශ්මයාර්ථ ලකුණු භාවිතයේ දී ඒවා අරපිරිමැස්මෙන් භාවිතා කල යුතුය.
ඔබ විශ්මයාර්ථ ලකුණක් භාවිතා කරන්නේ නම්, උද්වේගය ප්‍රකාශ කිරීඑමට එක් ලකුණක් පමණක් භාවිතා කල යුතුය.
සමහරක් පුද්ගලයින් දිගු වාක්‍ය අවසානයේ විශ්මයාර්ථ ලකුණු ගණනාවක් තබයි. මෙහි ප්‍රතිඵලය වන්නේ මෙම වාක්‍ය ඛණ්ඩයක් ඉතා චිත්‍තවේගී හා නොමේරූ ස්වභාවයක් දිස් වීමයි.එමනිසා විශ්මයාර්ථ ලකුණු ලේඛනයේ දී අරපිරිමැස්මෙන් භාවිතා කල යුතු වේ.
7)හාස්‍යජනක යෙදුම් භාවිතයේ දී පරීක්ශාකාරී වන්න.
ලේඛනයේ දී හාස්‍යජනක යෙදුම් වටහා ගැනීමේ දී ස්වරය හෝ මුහුණේ ඉරියව් නොමැති බැවින් එහි ඇති හාස්‍යජනක භාවය නැතිවිය හැක. එමනිසා වෘත්තීමය හුවමාරු කිරීම් වලදී, ඔබ ඊමේල් පණිවිඩය ලබන්නාව හොඳින් හඳුනන අයෙකු නොවන්නේ නම් හාස්‍යජනක යෙදුම් භාවිතා කිරීමෙන් වැලකීම සුදුසුය. මන්ද, ඔබ හාස්‍යජනක යැයි සිතන යමක් අනෙකා එලෙසටම භාර නොගත හැකි බැවිනි.
8)විවිධ සංස්කෘතීන්ට අයත් අය විවිධ ආකාරයෙන් කතා කරන බවත් ලියන බවත් දැනුවත්ව සිටින්න.
සංස්කෘතික වෙනස්කම් නිසා වැරදි සන්නිවේදනය පහසුවෙන් සිදුවිය හැකිය.විශේශයෙන් ලේඛණයේ දී අපට එකිනෙකාගේ ශරීර භාශාව(body language) නොපෙනෙන බැවින් ඔබේ පණිවිඩය ලබන්නාගේ සංස්කෘතික පසුබිමට කොතරම් ගැලපේ ද හා ඔබ ඔවුන්ව කොතරම් හොඳින් හඳුනනනවා ද යන්න සැලකිලිමත් වන්න.
ඉතා වැදගත් මතක තබා ගත යුතු කරුණක් නම්,ඉහල සන්දර්භ සංස්කෘතීන්(high-context cultures) ඇති ජපානය,අරාබිය,චීනය වැනි රටවල් ඔබ සමග ව්‍යාපාර කිරීමට පෙර ඔබව දැන හඳුනා ගැනීමට කැමැත්තක් දක්වයි.එමනිසා, එම රටවල ව්‍යාපාරිකයන් ඔවුන්ගේ ලේඛණයේ දී වඩාත් පුද්ගලික දේවල් සොයා බැලීම සාමාන්‍ය කරුණකි. නමුත් අඩු සන්දර්භ සංස්කෘතීන් (low-context cultures) ඇති ජර්මානු, ඇමෙරිකානු හෝ ස්කැන්ඩිනේවියානුවන් ඉතා ඉක්මනින් කාරණයට පැමිනීමට වැඩි කැමැත්තක් දක්වයි.
9)ඔබට අදාල නොවන ඊමේල් පණිවිඩයක් ලැබුණ ද එයට පිළිතුරු සපයන්න.
ඔබට එවන සෑම ඊමේල් පණිවිඩයකටම පිළිතුරු සැපයීම අපහසු වුවත්,එලෙස පිළිතුරු සැපයීමට උත්සාහ කිරීම වැදගත් වේ. මෙහිදී, හදිසියේ ඔබට වැරදීමකින් ඊමේල් පණිවිඩයක් ලැබී ඇති නම් හා එවන්නා එයට පිළිතුරක් බලාපොරොත්තු වන්නේ නම් එය ඔහුට දැනුම් දීම ඔබේ යුතුකමකි. පිළිතුරක් සැපයීම අත්‍යාවශ නොවන නමුත් යහපත් email etiquette ආරක්ශා කිරීමට මෙම ක්‍රියාව වැදගත් ය. විශේශයෙන් එලෙස ඔබට ඊමේල් පණිවිඩය එවන්නා ඔබ සමග වැඩ කරන අයෙකු හෝ ඔබේම කර්මාන්තයේ වැඩ කරන අයෙකු නම් ඔවුනොවුන් අතර යහපත් සබධතා වර්ධනය කර ගැනීමට මෙය මහඟු පිටුවහලක් විය හැක.
10)ඔබ ඊමේල් පණිවිඩය යවන්නේ නිවැරදි පුද්ගලයාට ද යන්න දෙවරක් පරීක්ෂා කරන්න.
To" තීරුවේ යොදන නම නිවැරදි ද යන්න ඉතාමත් සැලකිල්ලෙන් පරීක්ෂා කල යුතුය.
මන්ද ඔබ වැරදි නමක් තෝරා යැවීමෙන් ඔබ මෙන්ම ඊමේල් පණිවිඩය ලබන්නා ද අපහසුතාවට පත්විය හැක.
සටහන - නිරෝෂිකා සුපුන් කුමාරි